1. Définitions

Le Loueur désigne la société Van Road (RCS 378 960 249).

Le Locataire désigne la personne physique ou morale au nom de laquelle est établi le contrat de location. Si le locataire est une personne physique, il est aussi le conducteur principal et le signataire du contrat. Le locataire désigne aussi le(s) conducteur(s) mentionné(s) sur le contrat de location de celui-ci qui ont la qualité de locataire.

Le Véhicule désigne le véhicule loué.

Le Contrat désigne le contrat de location conclu entre le Loueur et le Locataire, soumis aux présentes conditions générales de location, ainsi que l’état descriptif du véhicule dressé contradictoirement à la mise à disposition et à la restitution du van, la facture, et le dépôt de garantie.

Les Dommages désigne tout dégât survenu au Véhicule hors Bris de Glace et crevaison des pneumatiques.

2. Objet

Les présentes Conditions Générales régissent le contrat de prestation de service de location de van aménagé entre la société Van Road et le Locataire.

La signature du contrat de location engage le Locataire et vaut acceptation sans réserve des Conditions Générales de Location. Le Locataire déclare avoir pris connaissance des Conditions Générales de Location. Nous vous recommandons donc de les lire attentivement.

3. Conditions, prise d’effet et durée du contrat de location

3.1 Conditions 

Le nom du Locataire indiqué sur le contrat de location est celui du conducteur principal, qui doit être présent lors de la signature dudit contrat et à qui seront facturés les frais liés à la location.

Le conducteur principal et, le cas échéant, le conducteur additionnel mentionné sur le contrat, doivent être âgés de plus 21 ans et justifier d’un permis de conduire de plus de trois ans en cours de validité.

Le Locataire ainsi que les conducteurs autorisés mentionnés au contrat de location sont tenus de présenter :

- une pièce d’identité (une carte nationale d'identité ou un passeport en cours de validité) 

- un permis de conduire en cours de validité (duplicata ou photocopie non acceptés)

- une emprunte de carte bancaire pour le dépôt de garantie (caution)

Le défaut de présentation de l’un de ces documents sera considéré comme une annulation de la réservation du fait du Locataire.

Le Locataire ainsi que les conducteurs autorisés sont responsables envers le Loueur de l'exécution intégrale des présentes conditions de location. Le contrat est personnel et non transmissible.

3.2 Prise d’effet, durée du contrat de location et restitution du véhicule

 - Prise d’effet

Le contrat de location prend effet au jour de la prise en charge du véhicule par le Locataire et pour la durée indiquée sur le contrat de location.

La remise du véhicule par le Loueur au Locataire a lieu à l’agence VAN ROAD à Vannes, à l’horaire fixé lors de la réservation. Dès la remise du Véhicule, le Locataire en devient totalement responsable selon les termes de l’article 1384 du Code civil. Le Loueur se réserve le droit de mettre fin immédiatement et de plein droit à la location sans justification ni indemnités en cas de violation par le Locataire de l’une des obligations essentielles du contrat de location, notamment les conditions d’utilisation du Véhicule, le paiement et les conditions de restitution.

Le Véhicule est livré en bon état apparent de marche et de carrosserie, muni de pneumatiques en bon état. En signant le contrat, le Locataire accepte le Véhicule dans l’état dans lequel il se trouve et s’oblige à le restituer dans le même état. Un état descriptif du Véhicule est joint au contrat. Il signale les éventuels dégâts apparents du Véhicule, le nombre de kilomètres parcourus par le Véhicule et le niveau de carburant.

Le Locataire s’engage à vérifier que l’état du Véhicule correspond au descriptif et à rédiger le cas échéant un constat contradictoire avant son départ de l’Agence. A défaut, le Véhicule loué sera considéré comme conforme au descriptif. Van Road ne pourra tenir aucun compte des réclamations concernant des dégâts apparents qui n'auront pas été signalés sur le descriptif.

Le véhicule est mis à disposition du Locataire avec le plein de carburant. Le Locataire est invité à rendre le Véhicule avec le plein de carburant. A défaut, le carburant manquant lui sera facturé à son retour au tarif inscrit sur le contrat de location (3 euros le litre plus un forfait de 20 euros).

 - Restitution du Véhicule

La restitution du véhicule par le Locataire au Loueur doit avoir lieu à la date et à l’heure indiquées sur le contrat de location.

Dans le cas d’une demande de restitution après la date indiquée sur le contrat, le Locataire doit en informer le loueur 3 jours avant la date de restitution figurant sur le contrat

• Si le Loueur donne son accord, la date de restitution sera changée. Dans ce cas, le Locataire donne autorisation au Loueur de procéder au prélèvement, sur la carte bancaire du Locataire, du surplus tarifaire calculé sur la base du tarif de location en cours.
• Si le Loueur ne donne pas son accord, et que le véhicule n’est pas restitué à la date fixée par le contrat, le retard est facturé 200€ par jour de retard, en plus du tarif de location calculé sur la base du tarif de location en cours. Le locataire accepte que le loueur prélève ces pénalités sur sa carte bancaire. De plus, le loueur peut entamer des procédures pénales pour non restitution du véhicule et abus de confiance.

Dans le cas d’une restitution à la date indiquée sur le contrat, mais avec du retard par rapport à l’heure indiquée sur le contrat, le locataire se doit d’en informer le loueur au plus tôt, et au plus tard le matin du jour de la restitution. Tout retard de plus d’une heure peut être facturé 50€ par heure.

Le véhicule doit être rendu :

- Propre intérieurement et extérieurement : le véhicule doit être dans le même état de propreté que lors de la mise en main du véhicule. Dans le cas de la souscription au forfait nettoyage, le véhicule doit être restitué dans un état de propreté acceptable (cuisine et vaisselle propres, état de la carrosserie permettant d’en effectuer l’état des lieux).

- Avec le plein de carburant

- Avec poubelles jetées, eaux usées vidangées

- Avec tous les aménagements, accessoires, systèmes de fermeture et éventuels dispositifs antivol fournis à la mise à disposition

- Avec ses titres de circulation et tous les documents fournis le jour du départ

Dans le cas contraire, tout frais de remise en état sera à la charge du locataire.

En cas de facturation du forfait nettoyage au retour du véhicule (service non souscrit au départ), une majoration pourra être appliquée (50 euros en plus du tarif de l’option nettoyage soit un montant total de 100 euros).

Perte clés et titres de circulation

Dans le cas de perte des clés et/ou titres de circulation du van, le Locataire effectue les déclarations exigées en vue de la délivrance de duplicata, et remplace les éléments à ses frais.

Dans le cas d’oubli des clés à l’intérieur du véhicule, et si celui-ci était amené à se refermer, tous les frais nécessaires à la réouverture et à la remise en état du véhicule sont à la charge du locataire

4. Les modalités de réservation

Afin de procéder à la réservation du véhicule le Locataire effectue une demande de réservation incluant ses choix en terme de véhicule, d’options et de dates. Cette demande peut être faite par le site Internet de VAN ROAD  www.vanroad.fr ou bien en direct, par courrier électronique ou par téléphone, auprès de l’agence VAN ROAD (voir coordonnées sur le site Internet).

Le Locataire reçoit une confirmation en retour par le Loueur des disponibilités, par courrier électronique, incluant un devis mentionnant les dates, le véhicule et ses options et le tarif appliqué. La durée de validité du devis est d’un mois à compter de sa date d’envoi.

Afin de valider sa réservation le Locataire doit procéder au paiement d’un acompte d’un montant de 50% du prix total de la location du Véhicule, par carte bancaire. La réservation n’est effective qu’au moment de l’encaissement par le loueur de cet acompte. Un récapitulatif de la commande sera envoyé par voie électronique au Locataire.

Conformément à l’article L221-28 du code de la consommation, il n’existe pour le Locataire passant commande à distance (par Internet ou par téléphone) aucun délai de rétractation à compter de la validation de la réservation.

5. Annulation de la part du Loueur

Dans le cas de non disponibilité du véhicule (pour cause de panne, d’accident, de retard du locataire précédent…), le Loueur s’engage à mettre tout en œuvre pour fournir au locataire un véhicule de remplacement, dans les meilleurs délais. Ce véhicule pourra présenter des caractéristiques différentes de celui réservé par le locataire. Dans ce cas :

- Si le locataire refuse le véhicule de substitution, ou le retard, son acompte lui sera entièrement restitué (A noter : un véhicule de gamme identique, mais de décoration différente de celui demandé, ne constitue pas un motif d’annulation de la location par le locataire)

- Si le locataire accepte le véhicule de substitution, et, le cas échéant, le retard, le loueur ajuste le prix de la location en fonction du nouveau véhicule et de ses aménagements et accessoires (dans le sens d’une diminution de tarif uniquement) et en fonction de la nouvelle durée de location.

Dans le cas où aucune solution de substitution ne peut être trouvée par le Loueur, la location sera annulée, et l’acompte du locataire lui sera entièrement restitué.

6. Les tarifs

Le tarif de la location comprend :

- Le prix de la location du véhicule selon la période tarifaire

- Les options souscrites par le Locataire lors de la réservation

- Le matériel de cuisine

- Les assurances et l’assistance 24h/24 7j/7

- Un forfait kilométrique de 250 km / jour

- Un rachat partiel de franchise selon le pack choisi

Ce prix ne comprend pas :

- le carburant

- les options non souscrites au moment de la réservation

- les dépassements kilométriques éventuels

- les dégâts de bris de glace, pneus, toit, toile du toit, dessous/bas de caisse et intérieur du Véhicule, optiques (phares, clignotant, …), rétroviseurs, non pris en charge par les assurances

- les dépassements d’horaire entraînant une pénalité fixée par le Loueur et entraînant une facturation supplémentaire

- le montant de la franchise débitée par le Loueur de vans aménagé en cas d’accident ou de dommages au Véhicule avec ou sans tiers connu

- les frais éventuels de parking et d’autoroute

- les frais de constat d’expert

- les contraventions dont le conducteur du Véhicule pourra être redevable

- le coût des réparations non prises en charge au titre des assurances souscrites et dont le montant dépasserait le montant de la franchise choisie.

7. Les modalités de paiement

Le paiement de l’acompte (au moment de la réservation) et du solde de la location peut se faire :

- Par carte bancaire

- En espèces (euros)

Dans le cas de défaut de paiement ou d’impayé (dépassement du délai de paiement)

- A la réservation (versement d’acompte) : la réservation est annulée

- A la mise à disposition du véhicule : la location est annulée, sans restitution de l’acompte déjà versé

- Après la mise à disposition du véhicule (défaut de paiement du montant de la location après le départ du locataire) :

• Le contrat de location est annulé. Le locataire en est averti par téléphone (Appel + SMS)
• Le véhicule doit être restitué immédiatement
• Les sommes déjà versées ne sont pas remboursées (acompte)
• Le locataire est redevable du montant de la location majoré d’une pénalité de retard de 10%
• En cas de non restitution du véhicule à compter du lendemain du jour d’annulation du contrat, il sera facturé 200€ par jour de retard, en plus du tarif de location majoré des 10% de pénalités. Le locataire accepte que le loueur prélève ces pénalités sur sa carte bancaire. De plus, le loueur peut entamer des procédures pénales pour non restitution du véhicule et abus de confiance.

8. Le dépôt de garantie

Au plus tard au moment de la prise en charge du Véhicule, Van Road demandera le dépôt de garantie d’un montant de 2 000,00 € TTC (deux mille euros toutes taxes comprises) par emprunte de carte bancaire. Le montant de ce dépôt de garantie n’est pas encaissé pendant la durée de la location. Si l’emprunte de carte bancaire est refusée, le Loueur se réserve le droit de refuser la location au locataire.

Ce dépôt de garantie est destiné à garantir le Loueur:

- de la responsabilité financière dont le Locataire pourrait être redevable en cas de dommage(s) subi(s) par le Véhicule, et non couvert par le contrat d’assurance souscrit, ou en cas de vol.
- d’autres frais facturés par le Loueur de vans aménagés non réglés par le Locataire.

Pour le cas où les sommes restant à la charge du Loueur, du fait du Locataire, excèderaient le montant de ce dépôt de garantie, le Locataire devra en acquitter le règlement immédiatement ou à défaut de chiffrage immédiat, dès production de tout justificatif, par tout moyen à sa convenance.

En cas d’accident ou d’accrochage avec constat d’accident, le dépôt de garantie sera conservé par le Loueur de vans aménagés en intégralité, jusqu’à réception du courrier de l’assurance indiquant la responsabilité ou non du Locataire, ou jusqu’à réception des devis de travaux de remise en état.

Le dépôt de garantie ne pourra servir en aucun cas à une prolongation de location.

Restitution du dépôt de garantie

Le Loueur se réserve le droit de conserver le dépôt de garantie jusqu’à 1 mois après la fin de la location afin de se couvrir d’une éventuelle dégradation du véhicule qui n’aurait pas été signalée au moment de la restitution de celui-ci. Cette durée peut être prolongée jusqu’au paiement complet par le locataire des frais éventuels suivant :

• Frais de remise en état du van
• Contraventions
• Pénalités de retard en cas de restitution tardive du véhicule
• Frais de dépassement kilométriques : 0,30 euros par kilomètre supplémentaire.

Dans le cas de frais de remise en état constatés lors de la restitution du van, le locataire autorise VAN ROAD à débiter immédiatement tout ou partie du dépôt de garantie :

• pour manque de carburant (facturé 3 euros le litre plus un forfait de 20 euros), frais de nettoyage, pénalités de retard
• suite à des dommages matériels et une première estimation de la part du personnel de VAN ROAD. Si ces dommages nécessitent une expertise de la part d’un réparateur ou carrossier, une facture sera établie et envoyée au locataire après sa date de retour. Cette facture donnera lieu soit à un complément de règlement par le locataire, soit à un remboursement de VAN ROAD dans le cas d’un trop perçu.    

9. Horaires de prise en charge et de retour du véhicule

Pour une location de 7 jours en haute saison (juillet et août) :

-             Prise en charge le samedi à 14 heures

-             Retour le samedi suivant avant 10 heures

Pour une location hors haute saison (à partir de 2 jours) :

-             Prise en charge à 14 heures       

-             Retour avant 10 heures (sauf le dimanche : retour à 18 heures)

VAN ROAD reste à votre disposition pour moduler ces horaires (hors haute saison) selon les disponibilités des vans.

10. Utilisation du véhicule

Le Locataire s’engage :

- à ne laisser conduire le Véhicule que par les conducteurs mentionnés au contrat de location

- à utiliser et entretenir le Véhicule en bon père de famille

- à ne circuler que sur des voies propres à la circulation automobile

- à ne pas circuler hors du territoire autorisé comprenant la France métropolitaine (Corse comprise), les pays limitrophes, les pays membres de l’Union Européenne et la Norvège. Le locataire n’est pas autorisé à circuler dans les pays avec la conduite à gauche : Le Royaume-Uni, l’Irlande, l’île de Malte et l’île de Chypre.

- à utiliser le Véhicule loué selon les dispositions du Code de la route et plus généralement conformément aux dispositions légales et réglementaires du pays dans lequel il circule

- à ne pas utiliser le Véhicule sous l'emprise d'un état alcoolique ou sous l'influence de drogues ou de toute autre substance affectant la conscience ou la capacité à réagir

- à se conformer à la destination du Véhicule (véhicule de particulier) et notamment à ne pas sous-louer le Véhicule, transporter des voyageurs à titre onéreux, ni en nombre supérieur à celui des places assises du véhicule, à ne pas participer à des compétitions, rallyes ou courses automobiles

-  à ne pas l’utiliser à des fins illicites, immorales ou non prévues par le constructeur

-  à ne pas y atteler d’autres véhicules, remorques ou tout autre objet et n’y apporter aucune modification

- à fermer le Véhicule en stationnement à clef

11. L’entretien du Véhicule

L’entretien courant du véhicule est de la responsabilité du Locataire. Ainsi, en fonction du nombre de kilomètres parcourus lors de la location le Locataire aura à effectuer les contrôles d'usage selon les préconisations du constructeur (niveau d'huile moteur au-delà de 1000 km, pression des pneumatiques, etc.). Le Locataire doit toujours rester vigilant aux signaux émis par les voyants d’alertes, et prendre les mesures associées telles qu’un éventuel arrêt d’urgence. Les manuels d’entretien et d’utilisation du constructeur sont disponibles dans le véhicule.

12. Pannes, accidents et vols

En cas de panne du Véhicule ou d’accident nécessitant des réparations immédiates ou urgentes, le Locataire doit prendre contact avec Van Road avant de faire procéder à toute réparation (y compris s’il s’agit des pneumatiques). En cas de panne ou de dégât subi par le Véhicule, même lorsqu’ils ne nécessitent pas de réparation immédiate, le Locataire doit informer Van Road dans les 24 heures à compter du moment où il en a connaissance, afin que le Loueur en informe l’assurance.

- En cas de dommages au Véhicule, après en avoir informé le Loueur, Le Locataire doit remettre à l’Agence, dans un délai n’excédant pas 3 jours ouvrés à compter du moment où il en a connaissance, un constat amiable dûment complété et signé par lui-même et le tiers concerné. La remise d’un constat amiable complété, avec ou sans tiers identifié, que le Locataire soit responsable ou non est obligatoire. A défaut, et sauf cas de force majeure rendant impossible la remise d’un constat dans ce délai, les garanties d’assurance et d’assistance visées par les présentes sont inapplicables et le Locataire sera redevable de l’intégralité des dommages qui lui sont imputables, notamment ceux subis par le véhicule dans la limite de sa valeur vénale augmentée des frais et coûts liés à son immobilisation. En tout état de cause, en cas de dommage causé au Véhicule, le Locataire sera redevable de frais de traitement de dossier s’élevant à 50 euros TTC et de frais d’immobilisation calculés en fonction de la catégorie du Véhicule loué, remboursables dans le cas où sa responsabilité ne serait pas engagée.

En cas de panne non imputable au Locataire, Van Road s’engage à prendre à sa charge l’ensemble des frais de dépannage et de réparation du Véhicule, ainsi qu’à rembourser au Locataire la totalité de la somme relative aux journées de location non encore échues.

En cas de vol du Véhicule, le Locataire doit, dans les 48 heures à compter du moment où il en a connaissance, faire une déclaration de vol auprès des autorités compétentes et remettre à l’Agence le procès-verbal de dépôt de plainte, les papiers et clefs du véhicule. En cas de vol des clefs et/ou des papiers avec le Véhicule, le Locataire doit veiller à la signaler aux autorités compétentes afin que cela figure dans la plainte déposée. A défaut du respect de ces dispositions, sauf cas de force majeure rendant impossible la remise du procès-verbal de dépôt de plainte et des clefs et papiers du véhicule dans le délai susvisé, le Locataire sera redevable de l’intégralité des dommages qui lui sont imputables, notamment ceux subis par le véhicule dans la limite de sa valeur vénale augmentée des frais et coûts liés à son immobilisation.

13. Assurances

Tous les véhicules Van Road sont couverts par une police « Responsabilité civile vis à vis des tiers » pour les dommages causés par les conducteurs mentionnés sur le contrat, conformément à la réglementation en vigueur.

Le véhicule est aussi assuré sur le territoire des pays autorisés pour les dommages causés au véhicule par accidents divers avec franchise, incendie et vol avec franchise. La franchise est le montant maximum restant à la charge du Locataire lorsque les dommages au Véhicule sont couverts par l'assurance. Son montant s’élève à 2000 (deux mille) euros (pour l’option de base).

Les conditions détaillées d’assurance figurent dans la brochure « Assurances et Assistance » mise à disposition à l’Agence.

Principales exclusions :

Les incidents et dommages suivants ne sont pas pris en charge par l’assurance, et engagent la pleine responsabilité financière du locataire, y compris en cas de rachat de franchise.

- En cas de mauvaise appréciation du gabarit du Véhicule, les chocs hauts de caisse et sous caisse ne sont pas couverts par la garantie dommage

- la crevaison des pneumatiques, sauf si elle est consécutive ou concomitante à des dommages du véhicule assuré

- les dommages par détérioration ou disparition à l’intérieur du Véhicule (vaisselle, matériel de cuisson, frigo, table, sièges…)

- les dommages par détérioration ou disparition, aux différents éléments du véhicule qui ne font pas corps avec le véhicule au moment du sinistre

- le bris de glace (pare-brise, glaces latérales, glace arrière, rétroviseurs, blocs optiques des phares), lorsqu’il survient isolément, c’est à dire non lié à un événement garanti par le contrat et ayant entrainé des dommages à d’autres parties du véhicule

- les marchandises, objets ou effets personnels et animaux transportés

- les dégâts dus au gel ou liés à une utilisation du véhicule dans du sable, de la boue, de la neige

- le vol du Véhicule lorsqu’il résulte de la négligence du Locataire

- Les dommages et vols des effets personnels du locataire et des passagers du van

- Les dommages survenant dans le cas où le conducteur du véhicule loué n’est pas mentionné sur le contrat

- Les dommages survenant dans un pays non mentionné sur la carte verte d’assurance

- Les dommages survenant en dehors de la période de location mentionnée sur le contrat

- Les dommages survenant suite au non-respect par le locataire de ses responsabilités vis-à-vis de l’entretien et de l’utilisation du van

Exemples de dommages non couverts : Utilisation de carburant inadéquate, dommages et dégradations liés à une utilisation non précautionneuse du véhicule (dommage intérieurs et extérieurs) : sièges déchirés, éléments cassés ou dégradés, etc.

- Dommages mettant en cause l’état d’ébriété ou d’intoxication du locataire

- Dommages faisant l’objet de mauvaises ou fausses informations et/ou déclarations fournies par le locataire au loueur et à son assureur, ou à l’omission volontaire d’informations par le locataire, ou à l’impossible exploitation des informations fournies par le locataire (notamment dans le constat amiable d’accident)

- Dommages faisant l’objet de la non transmission au loueur des informations relatives au sinistre (notamment le constat amiable d’accident)

Le locataire accepte que le loueur soit irrévocablement autorisé à encaisser les sommes dues par le locataire pour couvrir ces frais, même si ces sommes excèdent le montant du dépôt de garantie.

14. Protection complémentaire

Le Locataire a la possibilité de souscrire à  l’option“Pack Zen”, réduisant le montant de la franchise à  800 (huit cents) euros TTC.

Ainsi, en cas de sinistre (couvert par les polices d'assurances souscrites par Van Road), la somme maximale exigible par Van Road s'élèvera au montant de la franchise soit 800 (huit cents) euros TTC, avec l'option « Pack Zen » contractée. La franchise s’applique pour chaque évènement. Plusieurs franchises sont donc applicables en cas de sinistres non concomitants.

15. Assistance

En cas de panne ou d’accident survenant au cours de la location et immobilisant le Véhicule, le Locataire bénéficie du service d’assistance 24h/24 et 7j/7 agréé par le Loueur. Territorialité de l’assistance : les pays de la carte verte, sauf Fédération de Russie, Estonie, Lettonie, Lituanie, Biélorussie et Ukraine. L’assistance ne fonctionne pas en cas d’enlisement.

Dans les hypothèses d’exclusion de la garantie d’assistance, il incombe au Locataire de rapatrier, à ses frais, le Véhicule jusqu’à l’Agence de location.

En cas d’immobilisation du véhicule suite à un accident ou incident, ou à la suite d’un vol, le contrat d’assistance et le loueur ne proposent aucun remboursement au locataire pour l’interruption de son voyage, ni aucun versement de dommages et intérêts.

16. Déchéance de garantie

Les conducteurs non désignés au contrat de location, et dont le Locataire reste responsable, ne pourront prétendre au bénéfice des garanties dommage ou Vol du Véhicule et assistance.

De manière générale, l’irrespect des conditions de location, d’utilisation et de restitution du Véhicule mentionnées aux conditions générales de location entraînera la déchéance des garanties contractuelles souscrites. Le Locataire sera alors responsable de la totalité du sinistre dans les conditions du droit commun de la responsabilité.